社会人になると必ず聞く言葉、「ほうれんそう」
ほうれん草を食べるのが苦手な上司でも、部下の「ほうれんそう」を嫌う上司はいませんよね。
冗談はさておき、
報告・連絡・相談がうまく出来る人は、上司の信頼が厚くなります。
「アイツに対する態度が他と違う気がする」と周りが感じるほど、
ひいきされているような人は、ほうれんそうがきちんと出来ています。
そこで！
上司が自分でも気付かないうちにひいきしてしまうほど
上手な「報告」「連絡」「相談」の仕方とは、
どんな方法なのか気になりませんか？
この記事を最後まで読むことで…
報告・連絡・相談をうまく出来るコツがわかり、
自然に上司に好かれる人になることが出来ます。
自然に上司に好かれる人の「報告」のコツ
ほうれんそうの中で最も重要な「報告」
どんな仕事でも、報告は必要になります。
上司に好かれるためには、報告の仕方にもコツが必要です。
仕事ではメールで報告することがしばしばありますが、
直接報告するにしても伝わりやすいようにまとめる必要があります。
自分が伝えたいことをわかりやすくするためには、文章の構成がカギになります。
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「IREP法とPREP法を活用したビジネス文書のまとめ方」についても合わせてお読みください |
ここでは、自然に上司に好かれる人になる「報告のコツ」をご紹介します。
目的を意識する
上司が部下の仕事の状況を把握出来るかどうかは、報告次第です。
新入社員でも必ずやることといえば、帰る前に上司に出す日報。
「日報」は早く帰りたいという気持ちから、つい適当になりがちです。
しかし、日報には「上司が部下の仕事を把握する」という目的があります。
日報は上司への報告です。
何をしたのかよくわからない日報、つまり報告には価値がありません。
まずは「日報」を充実させることから始めてみましょう。
その日のうちに報告する
報告はタイミングが命。
正確に伝えるためには、報告する内容をまとめることも大事ですが、
まとめるのが遅くなるほど、報告も遅れてしまいます。
30分以内、1時間以内と重要度によって期限を決めて、早めに報告しましょう。
重要な案件は口頭でも報告する
あなたは、仕事でトラブルに巻き込まれたり、
クレーム対応に追われることはありますか？
トラブルやクレームがあると、さっきまで平和だった空気も一気に変わりますよね。
緊急を要する時でも、報告のためのメールは欠かせません。
しかし、文章だけで伝えると、
どうしても意図が伝わらなかったり誤解を生んでしまうこともあります。
トラブルやクレームで緊急を要する時は、
報告メールの最後に「口頭でも説明しますので〇〇時から打ち合わせをお願いします」などと提案して、
口頭でも説明するようにしましょう。
自然に上司に好かれる人の「連絡」のコツ
会議の議事録を作成した時や、予定が決まった時に行う「連絡」
仕事を円滑に進めるためには、社内で情報を共有しておく必要があります。
「連絡」を疎かにしていると、後で大きな問題につながったり、
同じことを何度も説明する羽目に陥ることもあります。
意識して丁寧な連絡をするよう心がけていれば、同じことを何度も説明しなくて済みます。
ここでは、自然に上司に好かれる人になる「連絡のコツ」をご紹介します。
基本的にメールでOK
あなたは、仕事で連絡が必要になった時はどのような方法で
連絡方法にはメールを使うのが基本です。
メールを利用することで記録に残り、いつでも参照することが出来るようになります。
メールを送る時に大事なのが「文章」
会社での立場や役割によって連絡することは変わってきますが、
文章力はどんな立場になっても役立ちます。
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「国語力・文章力向上についての記事」も合わせてお読みください。 |
連絡メールは共有する
あなたはの上司は、あなたの事を正当に評価してくれていると思いますか？
せっかく頑張っても、評価が低いとモチベーションが下がりますよね。
正当に評価をしてもらうためには、
自分が今、何の仕事をしているか把握してもらう必要があります。
誰でもすぐに出来る方法が「メールでのやり取りを共有すること」です。
もし、サボっているとしたら、それもバレてしまいますが、
自分の状況を把握出来るようにすることで、正当な評価に繋がります。
メールでのやりとりを共有するポイントは以下の３つ。
- 社外向けのメールを送った時は、後で上司に転送する
- 社内向けメールを送る時は、上司を宛先に追加する
- チームで仕事をしている場合は、チームのメンバーにも送る
社内メールを送るときに宛先に上司やチームのメンバーを追加したり、
送ったメールを転送するくらいなら、割と簡単ですよね。
チームのメンバーに情報を共有しておけば
あなたが居ない時でも他の人が仕事を出来るようになり、
結果的にあなたの負担は減り、上司は部下をマネジメントしやすくなります。
あなたの仕事はいつも状況が見えるので、
何をしているかわからない部下より印象が良くなります。
連絡メールは必ず共有して、上司やチームの負担を軽くしてあげましょう。
緊急の場合は直接
あなたは、仕事で緊急の連絡が必要になった経験はありますか？
仕事では、一刻も早く伝える必要がある時もありますよね。
直接伝えた場合でも関係者には後でメールを送り、
誰でも確認できるようにしておきましょう。
自然に上司に好かれる人の「相談」のコツ
上司との人間関係を構築するカギとなるのが「相談」
あなたは、相談を受けることはありますか？
同僚に頼られると、嬉しいと感じることもありますよね。
相談がうまく出来る人は、他人とコミュニケーションを取るのが上手です。
ここでは、自然に上司に好かれる人になる「相談のコツ」をご紹介します。
相談に移行する期限を決める
仕事でハマる度に相談していては、
「少しは自分で考えろ」と言われるのも時間の問題。
時間に余裕がある時は、まず自分で考えることも大事です。
あらかじめ、「この日までに解決出来なかったら相談しよう」という期限を決めておきましょう。
相談に移行する期限を設定することで、取り返しのつかない事態を避けることが出来ます。
しかし、期限の設定を間違うこともあります。
相談にした方がいい日の判断が難しいと思ったら、
「相談した方が良いタイミング」を相談するのもアリです。
うまくいっていない時はこの日に相談がくると上司もわかっていれば
上司の不安は減り、あなたの相談に対する抵抗も和らぎます。
仕事が落ち着くタイミングをねらう
あなたは、上司の仕事が落ち着く時間帯を知っていますか？
長く働いていると、忙しい時間帯や落ち着く時間帯はわかるようになりますよね。
しかし、上司も暇ではありません。
忙しい中でスグに時間を作ってくれることの方が珍しいでしょう。
そこで！
相談したいことがある時は、まず時間を作ってほしいということを伝えます。
いつでも良い時はメールで、急いでいる時は直接伝えると良いでしょう。
この時に用件も伝えるべきですが、プライベートのことで言いにくい時は、
「プライベートに関すること」とだけでも伝えましょう。
相談するまで時間が空くことで、きちんと整理しようという気になり、
考えをまとめたり調べたりする力も身に付きます。
些細なことでも相談する癖を付ける
「相談すること」が上司との人間関係を構築するカギになる理由は、
コミュニケーションが取れるから。
「相談に乗ってくれない」とか「親身になってくれない」ということもありますが、
上司の性格や人間性がわかり、上司の扱い方も上手くなるはず。
些細なことでも話す癖をつけて、上司とコミュニケーションを取る機会を増やしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
この記事では【上司に好かれる人は「ほうれんそう」がウマイ？報告･連絡･相談のコツ】をご紹介しました。
仕事の基本とも言える「ほうれんそう」
意識してうまく活用している人は少ないと思います。
最初はタイミングや方法で迷うこともあるかもしれませんが、
意識して考えながら行動することで、どんどんうまく出来るようになっていくはず。
職場でうまくやっていくためにも、ぜひ参考にしてくださいね。