あなたは、仕事で文章を書くことはありますか？
社会人になって間もない新入社員でも、
会議の議事録を作成したりメールを書くことはありますよね。
仕事のメールやWordで作成する文書は「ビジネス文書」と呼ばれます。
このビジネス文書、慣れていない人が作成すると
スゴく読みづらかったり、必要なことが書かれていない文書が作成されることもあります。
読みづらいだけならまだしも、
何を言いたいのかわからないものなんて、文書の意味がありません。
そこで！
「IREP法」と「PREP法」という文章構成術を
活用する方法をおすすめします。
この記事を最後まで読むことで･･･
仕様書やプレゼンなどのビジネス文書はもちろん、
上司への報告メールや日報メールにも幅広く活用できる
文章の書き方のコツがわかります。
新入社員に明確な方法を指導できるという意味でも
メリットは大きいと思うので、ぜひ最後まで読んでくださいね。
この記事では【IREPとPREPを活用した文章構成術！読みやすいビジネス文書とは】をご紹介します。
もくじ
IREP法を使用した書き方
| Issue | 問題点や論点を明確にする |
| Reason | 根拠や理由を説明する |
| Example | 例え話やエピソードで具体例を示す |
| Point | 最後のまとめとして結論を強調する |
IREP法（Issue、Reason、Example、Point）では、
最初に論点を挙げ根拠を示し、具体例を挙げ結論を強調するという構成になっています。
どんなビジネス文書にも適用できる標準的な文章構成です。
読みやすいかどうかは句読点の付け方や言い回しにも左右されますが、
伝えるべきことは書くことが出来るはずです。
ビジネス文書を書くなら、この構成は必ず覚えておきましょう。
PREP法を使用した書き方
| Point | 最初に結論から書く |
| Reason | 根拠や理由を説明する |
| Example | 例え話やエピソードで具体例を示す |
| Point | 最後のまとめとして再度、結論を強調する |
PREP法（Point、Reason、Example、Point）では、
調査結果の報告や提案をする時に使える文章構成で、
最初に結論を明確にして根拠を示し、具体例を挙げ結論を強調するという流れになります。
結論までの前置きが長いと文章はしっかり読んでもらえないことが多いので、
冒頭で興味を引く効果があります。
興味を持っている人が少ない時や、文章が長くなってしまうときは、
PREP法を使いましょう。
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「結論から入るアンチ・クライマックス法」についても合わせてお読みください。 |
読みやすいビジネス文書とは
IREP法やPREP法を活用しても、文章が読みづらければ
全体としては、読みづらいビジネス文書となってしまいます。
そこで！
ビジネス文書をわかりやすくするためには、
読みやすい文章にすることも大事です。
ここで紹介するのは一例ですが、ぜひ参考にしてみてくださいね。
小学生が読んでもわかる文章
Aさんには意味が伝わっても、Bさんに意味が伝わらなければ、
その文章は失敗です。
伝わらない用語や表現が無いかチェックしましょう。
ですます調／である調
文章の書き方を大きく分けると…
～が、～します。のような、「ですます調」と
～が、～である。のような、「である調」の二種類があります。
一つの文書では、どちらかの文体に合わせるのが基本です。
文書の中に違う文体で表現している所がないか、チェックしましょう。
句読点の位置に気を付ける
句読点を入れる場所によって、文章の意味が変わってしまうことがあります。
例えば、
「会議に出席した太田部長の部下である木下が、新システムを開発した。」
という文章の場合、
会議に出席した人が太田部長なのか、部下の木下なのかわかりません。
違う意味になってしまう文章が無いか、最後にチェックしてみましょう。
25文字程度で改行する。
改行する位置は、読みやすさに影響します。
改行が無い文章は読みづらく、読み手に苦痛を与えてしまいます。
段落ごとに空白の行を入れることも
忘れないようにしましょう。
用語を統一する
一つの文書の中で使われる用語は、統一するのが基本です。
例えば…
ある文章では「ソフト」と表現しているのに、
別の文章で「プログラム」と表現してあると、
読み手は別のものとして捉えてしまいます。
また、「りんご」と「リンゴ」のように、
用語には「ひらがな」で表現出来るものもあれば、
「漢字」で表現できるものもありますが、
どちらを使うにしても
文書の中で使う用語は、どちらかに統一しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
この記事では【IREPとPREPを活用した文章構成術！読みやすいビジネス文書とは】をご紹介しました。
「IREP法」と「PREP法」は、
伝えたい事をわかりやすく簡潔にまとめる時に役立つ文章構成方法です。
また、わかりやすいビジネス文書を作成するためには、
文章を読みやすくすることも大事です。
ビジネス文書の作成の参考にしてみてくださいね。