ミーティングが長い!会議や打ち合わせ中の無駄な時間を無くす5つの方法

ミーティングが長い!会議や打ち合わせ中の無駄な時間を無くす5つの方法

ミーティングが長い!無駄な時間を無くす5つの方法

Photo by rawpixel on Unsplash

あなたが勤めている会社では、ミーティングが行われることはありますか?

打ち合わせをしたい時や意見を聞きたい時には、ミーティングを行うこともありますよね。

毎朝決まった時間にミーティングを開いている企業も珍しくありません。

 

しかし、ただ長いだけで無駄な時間を過ごすミーティングは、

参加しているメンバーのやる気を奪うだけです。

 

「ミーティングが長すぎて、自分の仕事がはかどらない!」と思っているあなた。

これ以上、ミーティングに時間を奪われ続けるのは嫌だと思いませんか?

 

この記事を最後まで読むことで、

ミーティングの時間を減らし、自分の貴重な時間を有効に使えるようになります。

 

この記事では【それって必要?ミーティング中の無駄な時間を無くす5つの方法】をご紹介します。

同調勢力の心理を理解してミーティングを進めるミーティング参加者の中に同調勢力がいても円滑に進める方法についても、合わせてお読みください。
同調勢力に負けるな!心理を理解してミーティングを進める方法とは

ミーティング中の無駄な時間とは

あなたは、ミーティングに参加している最中に、

「この時間って無駄だよなぁ」と思う事はありませんか?

僕は、ミーティングの時間が過ぎているのに一向に始まらなかったり、

始まったかと思えば資料が配られるのをただ待っている・・・なんて時に、思ったことがあります。

緩い会社ではよくあることですが、この程度なら注意すればスグに改善します。

 

ミーティング中に無駄な時間を過ごしてしまう一番の要素は、

「議題と関係のない話をしている」ということです。

 

関係のない話をしてしまう原因は様々ありますが、

とにかく、ミーティング中の無駄な時間は無くしていきたいところです。

次に、具体的な方法をご紹介します。

ミーティング中の無駄な時間を無くす5つの方法

貴重な時間を有効に使うためには、無駄なミーティング自体を無くすことも重要ですが、

これからもミーティングが行われる度に、無駄な時間を過ごすことを考えると、

ミーティング中の時間の使い方も変えていかなければ、状況は変わりません。

 

自分がミーティングの段取りを決められるような立場ではなくても、出来ることはあります。

 

そこで、ここでは「ミーティング中の無駄な時間を無くす5つの方法」を、

効果の高いものから順にご紹介します。

① ミーティングの進行役になる

ミーティングが遅い原因は進行役にある場合、

あなたが自ら進行役を務めることで、ミーティングの時間もコントロール出来るようになります。

ミーティングの進行役は難しい仕事のように感じますが、

目的さえはっきりさせれば、そこに向かって進めていくだけなので、

話す内容も限られるはずです。

 

進行役を務めるメリットはなんと言っても、

段取りやミーティング中のルールを全て決められるところ。

 

ミーティングの日程から時間までを、全て変えてしまうことで、

無駄なミーティング自体を無くすことにも繋がります。

そんな立場では無いというあなたも、いずれはそんな立場にならざるを得ない日が訪れます。

今のうちに準備しておいても、損はありません。

② 終わる時間を明らかにしてもらう

あなたが無駄な時間だと思っているそのミーティング、何時に終わりますか?

無駄に長いミーティングは、終わる時間が決まっていないことがほとんどです。

 

どのくらいかかるかわからないからと言って、

終わる時間を決めないと、いつまでもダラダラ過ごすことになってしまいます。

「朝イチから始めているのに、昼休みになってもまだ終わらない・・・」

なんてのも、珍しくありません。

 

あなたが時間を決める立場ではなくても、

参加する以上はミーティングの時間を決めてもらう権利があります。

 

ミーティングは長くても、1時間半以内に収めてもらいましょう。

終了時刻をはっきり決めることで、時間内に終わらせようという心理も働きます。

③ 休憩時間を設定してもらう

1時間もしないうちに終わると思っていたミーティングが、

気付くと「2時間近く経っていた!」という経験はありませんか?

話に夢中になっているとあっという間に感じますが、

聴いている方はものすごく長く感じますよね。

 

ミーティングの段取りが決まっていなかったり、進行が遅れている時によくあるケースです。

 

休憩を一度挟むことでミーティング時間に区切りが付き、

二度、三度と休憩時間を挟まなければいけないほど長いミーティングは

「明らかに無駄な時間を過ごしている」と参加者も気付くはず。

 

あらかじめ休憩時間も設定してもらい、もっと時間を意識してもらいましょう。

途中で抜けやすくなるメリットもあります。

④ 開始1時間前までに資料をもらう

あなたがいつも参加しているミーティングでは、資料はいつ配られていますか?

ミーティングが始まってから資料が配られているなら、

無駄な時間を過ごす原因になってしまいます。

 

資料を「配る時間」「読む時間」「考える時間」

どれも資料さえあれば、ミーティング前に出来ることです。

 

開始1時間前までにPDF化した資料をメールで送り

事前に見ておくようお願いすれば、

説明を簡単に済ますことが出来て、スグに意見を聞くことも出来ます。

 

ミーティング開始前後の無駄な時間を無くすためにも、資料は開始前にもらいましょう。

内容を事前に確認することで、見当違いな発言を防ぐことが出来るメリットもあります。

⑤ 否定的な意見は言わないというルールを決める

あなたは、否定的な意見を言うことはありますか?

間違っていると思う事を見つけると、つい否定してしまうこともありますよね。

何かを決めるミーティングでは、

「あれはダメ、これもダメ」と否定ばかりしていても話が進みません。

 

話を進めるためには、前向きに考えたいものです。

何がダメなのかを言うより、ダメな点をどのように改善するかを考えましょう。

 

否定的な発言は、完璧主義者ほど多いと言われています。

悪気はなくても、聞いている方からすると悪いイメージしかありません。

ああ言えばこう言う 完璧主義者の口癖「でも」を直す完璧主義者に多い口癖「でも」を直す方法についての記事も、合わせてお読みください。
ああ言えばこう言う!完璧主義者の口癖「でも」を直す方法

 

「否定的な意見を言わない」というルールを決めて、前向きに進めましょう。

否定的な意見が減れば、ミーティングの時間もきっと短くなるはずです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

この記事では【それって必要?ミーティング中の無駄な時間を無くす5つの方法】をご紹介しました。

 

ミーティングの無駄な時間を減らすためにまず大事なことは、

自分でも出来ることがないか考えて行動することです。

当たり前のことですが、なかなか行動できる人が少ないのも事実です。

 

放っておくと状況はどんどん悪くなり、

ミーティングの時間も長くなっていくかもしれません。

そうなる前に、あなたにもできることが無いか

ぜひ考えてみてくださいね。

次回は、会議や打ち合わせで「他の人と意見が合わない…」と悩むあなたのために、

「ミーティングや飲み会でも使える席の選び方」についてご紹介します。お楽しみに!


この記事の評価・感想をお聞かせください。