6W2H活用法!わかりやすい指示とムダが無い質問の仕方

6W2H活用法!わかりやすい指示とムダが無い質問の仕方

6W2H 伝え方と質問

あなたは「6W2H」という言葉を聞いたことはありますか?

「6W2H」とは・・・

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • Whom(誰に)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)

6つWに、

  • How(した)
  • How much(どれくらい)

2つHを加えたものです。中学の英語の授業で習いました。

 

実はこれ、ビジネスシーンでもよく使われていることをご存知ですか?

いくつも抜けていると、言葉の意味が通じなくなりこともありますよね。

 

「6W2H」は主に、説明したり指示を出すときに使いますが、

何か伝えたいことがある時にきちんと使うように意識することで、

自分の言いたいことが相手に伝わりやすくなり、会話もスムーズになります。

 

さらに、相手に質問する時に「6W2H」を意識して質問するようにすれば、

相手は質問された内容を整理しやすくなり、6W2Hにあてはめた答えを出すことが出来ます。

 

とは言っても、スグに使いこなすためにはコツが必要です。

 

そこで!

具体的にどんなことに気を付けるべきなのか、気になりませんか?

 

この記事では「6W2H活用法!わかりやすい指示とムダが無い質問の仕方」をご紹介します。

ビジネスで「6W2H」を使うシーン

あなたは誰かに伝えたいことがある時、気を付けている事はありますか?

伝える順番を間違えたり大事なことを伝え忘れると、うまく伝わりませんよね。

伝えたいことがある時は、「6W2H」を使うと相手にもわかりやすくなります。

 

例えば・・・

新しく入った新人にソフトの使い方を、説明してもらいたいということを先輩からあなたに伝えられるケース

先輩A
明日、新人の佐藤さんに、うちの製品の使い方を教えてあげられる?

と言わた場合、迷いなく行動できますか?

 

明日ならいつでも良いのか、全部の製品の説明をしたら良いのか分からない部分があると思いませんか?

教え方の順番も人によって変わってきますよね。

後で、「まだ終わってないの?」なんて言われるかもしれません。

 

では、どのように言ってもらえたらわかりやすかったでしょうか。

ここでは、「6W2H」を使ったわかりやすい指示とムダが無い質問の仕方についてご紹介します。

わかりやすい指示の基本

あなたは、仕事で後輩に指示をすることはありますか?

自分の伝え方が悪いと、予想もしていない行動をとってしまう危険がありますよね。

仕事での伝達ミスが、取り返しの付かない事態を巻き起こすこともあります。

 

上の例で挙げた先輩Aの指示を「6W2H」にあてはめて言い直すと、次のようになります。

先輩C
明日、佐藤さんっていう新人の女性が来るから、うちの距離計算ソフトの使い方を、空いている時間でいいから1時間くらいで会議室使って教えてあげられる?

いかがでしょうか。

最初よりわかりやすくなりましたよね。必要な情報が揃っていることがわかります。

比べるとこのようになります。

6W2H 先輩A 修正後
When(いつ) 明日 明日
Where(どこで) 会議室で
Who(誰が) あなたが あなたが
Whom(誰に) 新人の佐藤さんに 新人の佐藤さんに
What(何を) うちの製品の使い方を 距離計算ソフトの使い方を
Why(なぜ)
How(どうする) 教える 教える
How much(どれくらい) 1時間くらいで

 

Whyの”理由”にあたる部分が抜けていますが、新人に教育するのに理由なんて要りませんよね。

 

このように、相手に伝える前に「6W2H」にあてはめて整理することが出来れば、

曖昧な伝え方になるのを防ぐことが出来ます。

「6W2H」を使った質問にはムダが無い

あなたは、指示されたことに対して質問をすることはありますか?

あまりにも単刀直入すぎて、指示の目的がわからないこともありますよね。

 

指示の内容が曖昧だと、求められていることがハッキリしないため

内容を確認するか自分で考えるしかありませんが、

上の比較表を見ると曖昧な部分は一目瞭然なので

曖昧さを無くすために次のように質問することが出来ます。

 

あなた
明日は午前中を目安として主力製品の説明をするという形でよろしいですか?

また、場所は佐藤さんの席で問題ありませんか?

返ってくる答えを想定すると…

先輩C
明日ならいつでもいいから、まずは距離計算ソフトを、1時間くらいで会議室でやってくれる?

と言った感じで返してくれることが予想できます。

 

このように質問に答えてもらえれば、曖昧だった「Where(どこで)」「What(何を)」「How much(どれくらい)」が埋められるようになりますね。

 

慣れるまでは足りない部分を瞬時に判断するのは難しいため、

あらかじめ下の「6W2H表」をメモに持っておくと便利です。

6W2H 先輩A 修正後
When(いつ)
Where(どこで)
Who(誰が)
Whom(誰に)
What(何を)
Why(なぜ)
How(どうする)
How much(どれくらい)

指示された内容をこの表に埋めていけば、あいまいな部分も一目瞭然です。

まとめ

いかがでしたか?

この記事では「6W2H活用法!わかりやすい指示とムダが無い質問の仕方」をご紹介しました。

 

仕事を予定通り進めていくためには、同僚や取引先とのコミュニケーションは重要ですが、

「6W2H」を活用することで伝達ミスが減り、

コミュニケーションも円滑に築くことが出来ます。

 

言いたいことを正確に伝えて、聞きたいことをきちんと知るためにも、

「6W2H」ぜひ参考にしてくださいね。


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