仕事をしていると電話対応や来客対応などで、
伝言を頼まれることがしょっちゅうありますよね？
付箋を用いて伝言を残すこともあると思いますが、
自分が思い出せれば良い備忘録としてのメモと違い、
他人に伝言メモを残すのって案外難しいものです。
そもそも誰もが最初から上手に伝言できるのであれば、
「伝言ゲーム」なんていうものは存在しません。
私も社会人になった頃、伝言メモを残したにも関わらず、
「このメモどういうこと？」と質問を受けたりしました。
ただでさえ忙しいのだから、
このような二度手間は少しでも減らしていきたいですよね。
この記事では、伝言メモの書き方がわからず悩んでいる人に、
ちょっとしたコツをご紹介します。
見やすい付箋の書き方
要点を箇条書きにする
まるで速記官のごとくすべての内容を書き連ねようとする人がいますが、
ダラダラと長い文章は、それだけで読む側にとって負担になります。
読む側の負担になるだけでも問題ですが、
長い文章から要点を見つけ出す必要があるので、
大事な要点を見逃してしまう原因にもなりかねません。
要点はまとめて箇条書きにすることを意識しましょう。
清書する
伝言を頼まれたとき、「メモをとったのは良いけど、走り書きで見づらい…」
こんな経験はありませんか？
最初にとったメモをそのまま伝言メモとして使えればベストなのは確かですが、
慣れない内は伝言メモを清書してしまいましょう。
清書する手間がもったいない気もするかもしれませんが、
メモの内容を確認する手間が増えたり、間違った内容で伝わってしまうよりはマシです。
慣れてくると、自然と清書する必要がなくなってくると思いますよ！
付箋を使ったわかりやすい伝言の伝え方
ビジネスの基本！「5W1H」を意識する
「要点を箇条書きにするのはわかったけど、
実際にやってみると何が要点かわからなくなる…」
そんな方はビジネスの基本である「5W1H」を意識してみましょう。
「5W1H」とは
When=いつ
Where＝どこで
Who=だれが
What=なにを
Why=なぜ
How=どのように
の頭文字をとったものです。
例えば、いつ・誰からの伝言なのか、伝言の主はどういった対応を求めているのか（折り返しの電話がほしい、メールを確認してほしいなど）です。
言われてみれば当たり前のことですが、
普段から意識していないと意外とできていないものです。
ぜひ意識してメモを取ってみてください！
伝言用の付箋を使う
付箋の書き方や、要点の考え方をご紹介してきましたが、
それでも難しそうだと感じている方も安心してください。
実は、伝言用の付箋というものが市販されています。
伝言の書き方がテンプレート化されているので、
それに沿って書いていくだけで、わかりやすい伝言メモになります。
どうしても伝言メモが苦手な方は、試してみてはいかがでしょうか。
まとめ
付箋を使った伝言のコツをいくつかご紹介いたしましたが、いかがでしたか？
ぜひ他人に見せる伝言メモに限らず、
自分用のメモでも要件をまとめることや「5W1H」を意識してみてください！
いつの間にか伝言メモも上達しているはずです。
コメント