あなたは、仕事でメールを使うことはありますか？
上司の報告や社内連絡、取引先との連絡にもメールは欠かせませんよね。
最近ではチャットを利用する企業も増えていますが、まだまだメールも健在です。
チャットにもメールにも共通するのは「文章だけで伝える必要がある」ということ。
そのため、国語力や文章力もある程度必要となります。
本文を読んでも意図がわからないメールや、誠実さが感じられないメールに、
あなたもイライラした経験はあるのではないでしょうか。
しかし、思わずイライラしてしまうようなメールは文章の問題の他にも、いくつか原因があります。
そこで！
受け取った人をイライラさせてしまうメールとは、
いったいどんなものがあるのか知りたいと思いませんか？
この記事では【まるでスパム？「イライラさせるメール」ワーストランキング10】をご紹介します。
この記事を最後まで読むことで・・・
他人に迷惑をかける人になるリスクを減らし、
メールでも気持ちよくコミュニケーションが出来るようになります。
もくじ
「イライラさせるメール」ワーストランキング10
第10位 宛先の間違い
あなたは、間違いメールを受け取った経験はありますか？
社内に苗字が同じ人がいると、その人宛のメールを受け取ることはありますよね。
身に覚えの無い内容でも、
本当に間違いメールかどうか確かめるためには、メールの本文を読む必要があります。
他人宛のメールを読まされるなんて、まさに迷惑です。
相手が間違いに気付いていない可能性もあるので、
間違っていることを知らせてあげましょう。
第9位 紛らわしい造語が使われている
文章の中に造語があると、誤解が生まれる可能性があります。
「造語」とは、勝手に言葉を作ること
もし、言葉の意味を知らなかった場合、
「〇〇って何だろう…」と考えたり
「〇〇って何のことで合っていますか？」と確認する手間がかかります。
一度読んだだけで意味がわかるメールにするために、造語は使わないよう心がけ、
説明が難しい場合は画像を添付しましょう。
第8位 使われている単語が統一されていない文章
単語が統一されていない文章は、読み手を混乱させます。
例えば、「パソコン」と「ＰＣ」とか「時刻」と「時間」といった単語。
意味は同じでも、読み進めている時に違う単語が出てくると、違うものとして認識してしまいます。
読みづらい文章にしないためには、
同義語が使われていないか、メールを送る前に一度チェックしましょう。
第7位 容量が大きい添付ファイル
あまりに容量が大きいファイルをメールに添付して送信すると、
相手側にメールが正しく送信されないことがあります。
最悪の場合、送信が完了するまで他の人のメールが止まってしまうなどの大迷惑をかけることもあります。
メールにファイルを添付する時は必ずファイル容量を確認して、
20MB以上のファイルは添付しないようにしましょう。
第6位 曖昧な期日
あなたは、メールで仕事を依頼されることはありますか？
クレーム対応やトラブルが発生した時でも、メールで連絡を取り合うことはありますよね。
そんな急ぎの案件で使いたくなるのが「大至急」とか「今週中」といった言葉です。
大至急とは今日中なのか、それとも1時間以内なのか
人によって解釈は異なるため、
期日を伝える時は必ず「何日の何時までに」と、明記しましょう。
第5位 余計な言い回し
僕も大きな声では言えませんが、文章力の無い人がやりがちなのが
余計な言い回しがある文章。
例えば、
「同期がいないので、他の業界の人と接する機会は貴重でした。」とか
「人数が多いので、会議は明後日の11時の予定としました。」
という、ツッコミどころが満載なメールには、読んでいるだけで疲れてしまいますよね。
これを解消するためには、本を読むなどして文章力を身に付けてもらうのが一番ですが、
無意味な言い回しを避けるだけでも読みやすくなるはず。
メールを送信する前に、もう一度文章を読み直して
余計な言い回しが無いか、よくチェックしましょう。
 | 「国語力・文章力向上に役立つ新聞のコラム欄」についても合わせてお読みください。 |
第4位 何の話か予想することが出来ない件名
あなたは、「重要」とか「例の件」といった
スパムメールのような件名が付いたメールを受け取った経験はありませんか？
本文を読むと、予想と全く違う内容が書かれていることもありますよね。
メールの良いところは、後で参照できるところ。
参照したいと思って検索した時に、ヒットするような件名を付けましょう。
第3位 仕事ぶん投げメール
あなたの周りにも、メールの利便性を活かして仕事をぶん投げする人はいませんか？
よくよく調べてみると、
「メールを送ってきた本人が解決するべき問題だった」という場合もありますよね。
しかし、仕事の依頼の仕方を社内全体で統一しない限り、
ぶん投げメールを0にすることは難しいですよね。
そこで、あらかじめ仕事依頼用のフォーマットを作成し共有します。
次回から作成したフォーマットに沿って依頼してもらえば、
問題点や現認もすぐにわかり、仕事ぶん投げメールを減らすことにもつながるはずです。
第2位 一通のメールに複数の案件
件名に【○○○の件】と書かれているのに、
本文を読んでみたら別の件も記載されていた･･･という経験はありませんか？
「それと、先日の件だけど」といったように下の方に書かれていると、返信にも困ります。
自分がメールを送る時は、メール一通に対しては必ず一案件として
複数の案件を扱わないように意識しましょう。
第1位 目的がわからないメール
あなたは、「～です。」とか「～しました。」という文章で
終わっているメールを受け取った経験はありませんか？
「で！？」と思わず声に出してツッコミたくなるメールには、
放置しようかと考えることもありますよね。
メールにも目的はあるはず。
単なる意思表示の時以外は、何をどうして欲しいのかきちんと伝えましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
この記事では【まるでスパム？「イライラさせるメール」ワーストランキング10】をご紹介しました。
メールには、「周知される」という効果と「記録出来る」という特徴があります。
メールの良いところを活かすためにも、
普段のあなたのメールの使い方を見直してみてくださいね。
こういう本が手元に一冊あるだけで、伝わるメールが書けることもあります。
  | 伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則 (アスカビジネス) 山口 拓朗 明日香出版社 2017-02-09
|
コメント